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在统一b5的规格后,若想将数十张的资料,改为a4的规格时,只需利用复印机adf(自动送回原稿)中的定型放大功能,在一分钟内就可完成。复印机的缩小放大功能,因有1的弹性伸缩,所以不但可转变成a4规格,也可转变成其他的规格。
而且,一般的周刊杂志也大多使用b5开数的纸,所以无须特别去复印,只须抽下必要的页数,就可直接装订到文件夹上。
但必须注意的是,不能胡乱抽下来,这与报纸的作法不同。为什么要小心&ldo;抽出&rdo;,那是因为若是撕得不好,就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。周刊杂志由于都是中间fèng合的,所以中央是钉书针(骑马针)来加以固定的。抽下钉书针,周刊杂志就会散落,故应小心抽出所需报导再穿孔,而后装订到文件夹上。现在的周刊杂志,对商人而言,是信息的重要来源。当然,也可以在复印后再装订,但即使不复印。规格若能统一,就比较不花时间。此点也是b5规格便利之处。
基于以上种种理由,所以办公室内大部分的文件,一般都统一用b5的规格。但是,唯一不符合此规定的是&ldo;人事资料&rdo;,只有&ldo;人事资料&rdo;是使用b5一半大的b6规格。
5资料应装订成一定规格的复印本报纸的纸质不佳,剪报后更是难看。带黄的铅字,不但不适合阅读,也容易变质,且在经过一段时间后就更惨;但若将其复印,再当做资料来运用,可就方便多了。
复印的规格,统一使用b5规格,无论一份多小的报导,也可使用b5的纸复印。或许有人会觉得浪费,但要知道,即使是一份小小的报导,也是一份信息。
若是将好几个小报导,全印在一起,那在取出时就很不方便了。因此规定一张纸只能印一份信息,空白处则用来记录或写标题都很方便。
再者,按信息的不同,其长度也不同,故报导的形状也呈现不规则,所以可将长度较长的报导,直接剪下来。另外,有时b5的规格无法容纳全文时,则可省略照片,或稍做修剪后再复印。
即使如此,如果还是无法容纳得下时,就要分成若干张来复印。例如,将新闻分为两张来复印时,则在第一张标12,第二张标12同样地,若是分为三张的话,在第一张标13,第二张标23,第三张标23如此一来,只看到第一张,就立刻能知道此份报导共有几张。
对报纸一般不必缩小复印的,那是因为一旦缩小后,原本就很小的铅字,就更不容易辨认了。所以,仅有比报纸的字大,缩小后仍可阅读的,才能按其需要活用缩小复印。
缩小和放大,是在活用复印时,最常使用的两个重要功能。最好是还备有adf(自动送回原搞)的功能。所谓adf的功能,就是即使有数十张的资料正本(原稿),只要调整开数的大小,一按开关,就会自动送出所需开数的复印本。
此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张,就打开一次盖子,改换另一张正本,再按开关,此一手续相当麻烦。而且,必须要有一个人来操作。
因此,复印数十张,数百张时,就需要相当长的时间。
备有此项功能的复印机,虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。但是,从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上,这点来看,就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。
为了缩短无谓时间的浪费,花多少钱都不算贵。因为缩短的时间,可挪用夹做附加值更高的工作。
6档案夹及标题要以颜色来区分曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才有,所以对他们要如何去做资料整理,是非常重要的。但是,他们将剪报贴在b6开数硬纸板上的这种作法并不精细。b6和一般单行本的规格相同,是常用的资料规格b5的一半,这规格的确是很小。但一般报社所收集的报导,大部分的b6硬纸板都容纳不下,多出来的部分,就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上,剩下来的部分就折起来。所以,为看某项新闻报导,就必须一一地将它们打开才能看到。而且,如此开开折折几次后,没有贴在硬纸板的部分,就容易破损。并且,这些硬纸板并未归档,而是整理在橱柜中,使用时就须将必要项目的硬纸板一一挑出,如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。
当然,一般报社的资料量都很多。在专门资料室工作的员工,都将资料的收集和管理视为其主要的工作。但活用资料信息却很不方便,所以,对于这些资料是否有被实际活用是个疑问,于是便将此疑问请教熟识的记者们,才知道报社内的资料使用率并不高,这点实在很可惜。
不过最近,各报社都想有效地使用自己报社所收集的信息。使用电脑收集信息及整理是一种方法,但是,个人最好也有一套自己的资料整理方法。只要是参观过报社的资料整理方法,就会觉得这种方式较为实用。
方法是统一采用b5的规格,并且归入二十六孔的档案夹。归档的优点是:资料的抽出、夹入很方便。即使发现某个主题区分得不够适当,就可立刻将它转换到其他适当的档案夹内。
7为什么穿孔机是二十六孔一般使用档案夹的人,多数是使用两孔或四孔的档案夹。使用两孔的理由,是因无论穿孔、归档都较不费功夫。穿孔机扎的档案孔有容易破的缺点。参照几次档案后,其档案孔可能就会破损。消除其原来穿孔的位置,再重新穿孔一次,且贴上加强圈,这样使用并不方便。
使用二十六孔就无此麻烦。因是两孔的十三倍,相对地就可分散其力量。以二十六孔来说,即使用力抽取再多的纸,也无须担心会破裂。
归档的目的是如何更有效率地使用,因此,必须考虑到资料可能会重复参照数十次或数百次。
当然,并非一定要拘泥于二十六孔的孔数,只要不易破损就行,不论二十二孔或二十四孔并无妨。但以目前市面上所卖的b5档案夹的规格,配合二十六孔是最适宜不过了。
穿孔时,一定要在左右两侧都穿孔。两侧穿孔是为了使档案夹能自由交替,无论是直写右开式的文件,或是英文及其他横写左开式的文件,都可使用。而且,想同时看两份不同的资料时,仅变更其中一个档案夹,以(书籍、杂志等)左右两页合成一页的插页方式,就可参照了。总之,资料就会很清晰了。
只使用纸的单面,便于以后翻页数查阅时,可立刻找出所需的资料,且复印时,也不须人手,利用adf就能自动复印。由于利用单面的纸,所以前面所述的左右两面穿孔,可按插页的方式。
8如何保存卡式录音带我们不常利用卡式录音带收集资料,但在准备资格考试时,就会使用到。
此外,与其做口述笔记,倒不如以自己轻便的录音机录音,如此所收集到的资料较为完整。
以文书处理机打出录音带的内容后,录音带就没有保存的必要了。也许有的管理者由于目前的工作,都运用不上以前所收集的录音带,因此,只好把录音带放在家里,致使录音带的数目不断增多,也许足有几百卷以上。
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